Важность точного учета сотрудников выходит далеко за рамки юридических последствий того, что эта информация не актуальна. Для работодателей ведение точного учета может помочь в приеме на работу, выявлении пробелов в навыках и экономии времени при выполнении административных обязанностей. Если вы ищете способ улучшить работу отдела кадров и облегчить вашу нагрузку во время проверок, тогда вас точно в https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/hr-administration/. Здесь вам помогут с рутинной работой, пока вы строите эффективные команды, совершенствуете продукты, внедряете инновации и завоёвываете мир!
Почему кадровый учет так важен?
Учет кадров — это непрерывная работа, призванная собрать и классифицировать данные о каждом сотруднике, а также обеспечить их хранение, быстрый доступ к необходимой информации и возможность ее оперативного получения с целью отчетности в государственных или местных органах и учреждениях. Ведение кадрового учета поможет вам:
Предотвратить судебное разбирательство
Ни один работодатель не любит зацикливаться на возможности судебного разбирательства, но увольнение может повлечь за собой судебный иск, а полная запись сотрудника может предоставить документацию и обоснование ваших действий как компании. Записи о сотрудниках должны храниться не менее одного года после увольнения сотрудника, и, если они будут обновляться, они могут иметь неоценимое значение для предотвращения необоснованного судебного процесса. В точной и обновленной записи о сотрудниках фиксируется не только информация о сотрудниках, но и вопросы, которые привели к увольнению или выговору.
Обеспечить компетентность
Хотя в некоторых отраслях, таких как здравоохранение и общественные работы, основное внимание уделяется компетенции, это важная концепция для всех предприятий. Прежде чем приступить к самостоятельной работе, сотрудники должны быть надлежащим образом обучены своим должностным обязанностям, чтобы предотвратить ошибки или травмы. Ведение точного учета обучения сотрудников помогает задокументировать, что вы не только предоставили сотрудникам правильную информацию для выполнения их работы, но также и то, что сотрудник согласен на обучение. При планировании или перекрестном обучении хорошо сохраняемый файл сотрудника может помочь определить, кто компетентен в различных областях и может помочь другим отделам. Во время осмотров можно проверить обучение. Компетентность — ключевое преимущество точного учета сотрудников.
Продолжить общение
Тот факт, что сотрудник уходит из вашей компании, не означает, что это последнее, что вы о нем слышали. Во время последующих поисков работы и стратегических шагов вы можете столкнуться с этим сотрудником профессионально. Это может быть ваш новый торговый представитель, член совета директоров или кандидат на рекламируемую работу. Наличие точных, надежных и полных записей о сотрудниках может помочь пробудить вашу память, когда старое лицо всплывает для справки или новой работы, даже после того, как их руководитель ушел. Часто работодатели получают звонки о бывших сотрудниках с просьбой о новых возможностях трудоустройства, и беглый взгляд на их послужной список может дать важную информацию о трудовой этике сотрудника. Ведение записей сотрудников после даты их работы в компании может помочь выявить других работников в вашей отрасли, которые могут вернуться в вашу компанию в будущем.
Проверить сотрудников
Точные записи о сотрудниках позволяют получить глобальное представление о сотруднике и его времени в компании. Независимо от того, тренируете ли вы нового менеджера и хотите, чтобы он понимал историю занятости своих новых сотрудников, или попросите сотрудника показать его файл, точные записи сотрудников необходимы для непредвзятого взгляда на историю работы сотрудника. При необходимости, возможность понять карьеру сотрудника в одном файле может сэкономить время.
Соответствовать юридическим требованиям
Хранение файлов сотрудников — это не только удобство для бизнеса, это еще и юридическая ответственность. Хранение налоговой информации, информации о заработной плате, демографических данных сотрудников и другой необходимой документации имеет важное значение для выполнения ваших юридических обязательств. Когда регулирующие органы запрашивают информацию о сотрудниках, важно иметь ее в одном месте, которое легко найти.
Фактически, с системой управления персоналом это может быть как простым, так и безопасным. Записи о сотрудниках могут помочь работодателям в выполнении юридических обязательств и избежать судебных разбирательств, а также помочь новым менеджерам понять биографию своих сотрудников. Работодатели по-прежнему должны проявлять усердие в создании и ведении записей о своих сотрудниках, чтобы помочь своему бизнесу и своим сотрудникам добиться успеха в сегодняшней рабочей среде.
