Многим организациям всех видов требуется хранить сотни, а то и тысячи документов и данных. Неудивительно, что во время эпидемии предприятия, которые в основном полагаются на бумагу, были поставлены в тупик, если не полностью остановлены. Ведение бумажных файлов может стать серьезной проблемой для людей, которым приходится ежедневно обновлять, искать и работать с физическими документами. А удобный Doc Converter для конвертации документов в различные файлы можно найти по ссылке.
Предприятиям больше не нужно полагаться на бумагу, если она больше не отвечает их потребностям. Согласно исследованию компании Deloitte, 94 процента респондентов считают, что переход на цифровые технологии является высоким стратегическим приоритетом для их компаний.
Вместо того чтобы хранить тысячи документов на полках, в картотеках и коробках, компании могут сканировать документы и переводить их в цифровой формат, что проще и эффективнее.
Почему стоит задуматься о цифровом преобразовании?
Работа с большим количеством бумажных документов может отнимать много времени, быть утомительной и неэффективной для членов вашей команды. Однако ведение документации не обязательно должно быть обременительным. Оцифровка может помочь вам перейти на безбумажный формат и вернуть эффективность вашему процессу.
Вот несколько преимуществ, которые вам следует рассмотреть прямо сейчас:
1. Сокращение потребности в физическом пространстве для хранения документов
Сканирование и получение цифровых изображений документа с помощью оптического распознавания символов (OCR) сводит к минимуму потребность в физическом пространстве для хранения.
Больше нет полок, заполненных записями, переполненных картотек или тяжелых коробок, которые занимают ценное рабочее пространство и неудобны для сортировки в поисках одной записи. Вместо этого все документы, файлы и данные можно хранить в единой удобной системе.
2. Повышение производительности труда сотрудников
Переход на цифровые технологии ведения документации повышает производительность труда сотрудников. Вместо того чтобы искать бумажные документы, можно в считанные секунды получить цифровые изображения файлов с возможностью поиска.
Совместная работа, удаленная работа и резервное копирование также возможны при сохранении цифровых данных в облачной среде.
3. Повышение безопасности
Если вы работаете с физическими бумажными документами, вы понимаете, насколько важно обеспечить безопасность этих файлов, особенно если они содержат конфиденциальную информацию о клиенте. Цифровые файлы, защищенные паролем, снижают вероятность непреднамеренного раскрытия, взлома или кражи записей.
В отличие от бумажных данных, резервные копии цифровых файлов не подвержены воздействию природных катаклизмов.
4. Сократите воздействие на окружающую среду
Одной из главных причин перевода документов в цифровой формат является снижение воздействия на окружающую среду.
Бумага оказывает значительное воздействие на окружающую среду не только на этапе сбора, но и в процессе производства. Управление документами в цифровом формате экономит бумагу и лучше сказывается на окружающей среде.
